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Les nouveaux outils sont excellents … mais pas sur les projets critiques

Imaginez subir une intervention chirurgicale sérieuse dans votre hôpital local. L'infirmière vous dit qu'ils sont tous enthousiasmés par votre chirurgie. Votre chirurgien est très connu mais tout à fait nouveau à l'hôpital et le personnel chirurgical n'a jamais travaillé avec lui auparavant, et ils ne connaissent pas ses procédures en salle d'opération. En outre, il y a un buzz passionnant au sujet de la nouvelle technologie de salle d'opération qui a été livrée juste la veille qui changera radicalement la façon dont votre opération est effectuée. Vous serez la première personne à essayer.

Farfelu? Bien sûr que ça l'est. Personne ne mettrait jamais une nouvelle équipe chirurgicale avec une nouvelle technologie et de nouvelles procédures de salle d'opération avec un vrai patient. C'est un scénario de catastrophe. Un nouveau projet de développement de systèmes? Eh bien, c'est fait tout le temps, n'est-ce pas!

C'est en effervescence. La direction générale des affaires vient d'approuver le développement d'un nouveau système de gestion des commandes élargi. Ils ont approuvé un budget pour acheter une nouvelle base de données No-SQL, 70 nouveaux postes de travail, une demi-douzaine de serveurs et embaucher sept nouveaux programmeurs et analystes. Cela lui donnera l'occasion d'essayer l'approche DevOps dont il a tant entendu parler.

Vous voyez un parallèle?

Les nouvelles technologies informatiques coûtent cher. L'achat d'un seul système de gestion de base de données peut faire reculer une organisation de six chiffres avant même le nouveau matériel nécessaire et la formation du personnel. De nombreuses organisations informatiques ne peuvent pas se permettre d'acheter ces articles sur leur budget de fonctionnement. Les articles les plus coûteux doivent attendre les grands projets de développement de systèmes, leur gestion commerciale étant financée par de gros budgets. De nouveaux projets de grande envergure, financés par des sponsors de projet, peuvent être une période de renouvellement pour l'informatique. C’est la bonne nouvelle. La mauvaise nouvelle est que tous ces nouveaux éléments augmentent le risque d'échec du projet.

Revenez à l'exemple de la chirurgie. Être opéré par un chirurgien renommé, c'est bien. Avoir la dernière technologie d'exploitation est également un plus. Le maintien à jour des procédures hospitalières est un signe que l'organisation essaie de faire mieux. Les jeter tous ensemble pour la première fois, ce n'est pas une bonne idée. Pourtant, c'est exactement ce que fait l'informatique. Compte tenu de deux projets, l'un sur 3 mois, 9 personnes-mois, interne au système d'inventaire informatique, et l'autre sur 18 mois, 200 personnes-mois, un système de traitement des commandes critiques pour l'entreprise; qui obtient les outils et techniques éprouvés et qui obtient les nouveaux outils et techniques à haut risque? C'est fou.

Idéalement, vous voulez que votre personnel soit le mieux formé, en utilisant des outils et des techniques éprouvés, sur les projets les plus importants, et vous voulez former le personnel et essayer, tester et apprendre à utiliser de nouveaux outils et techniques sur de petits, idéalement internes. aux projets informatiques. Comment faites-vous cela étant donné que l'informatique ne peut se permettre d'acheter les nouveaux outils et techniques que lorsqu'elle entreprend un nouveau projet sponsorisé par l'entreprise? Le diagramme ci-joint encadre l'énigme.

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<p><span style=Les quatre catégories du diagramme pourraient bien contenir la réponse au problème informatique.

Catégorie 1: Opportunité manquée

À moins que le service informatique n'ait un personnel compétent assis à ne rien faire, gaspiller les meilleurs employés, expérimentés dans l'utilisation des méthodes, techniques et outils informatiques, sur des applications critiques non commerciales est un gaspillage de ressources. Le risque est que le personnel ennuyé et la haute direction se demandent si le développement des systèmes est en sureffectif.

Catégorie 2: Meilleur pied en avant

Cette catégorie est IT raison d'être– sa raison d'être. L’idéal est de pouvoir doter une application critique d’entreprise de haut niveau avec les meilleures et les plus brillantes technologies informatiques qu’ils connaissent. C'est le risque le plus faible avec la récompense la plus élevée.

Catégorie 3: Expérience d'apprentissage

C'est le camp d'entraînement informatique. C'est l'endroit idéal pour former du personnel inexpérimenté ainsi que pour essayer de nouvelles méthodes, outils et techniques. Le défi est de trouver le financement pour financer les travaux peu prioritaires. Il s’agit d’un bon test de la capacité du service informatique à vendre des investissements de développement de systèmes à la direction de l’entreprise. Il y a aussi une lueur d'espoir pour l'informatique. Bien que l'informatique s'efforce d'automatiser l'entreprise, il s'agit souvent de l'un des services les moins automatisés de l'entreprise. Certainement un cas des enfants du cordonnier. En raison de priorités ou de budgets, l'informatique est l'un des services les plus exigeants en main-d'œuvre dans de nombreuses organisations avec de nombreuses possibilités d'automatisation.

Cependant, obtenir l'approbation des projets de catégorie 3 peut être un défi. Une gestion informatique solide, une analyse de rentabilisation bien préparée et un bon champion de projet devraient graisser les patins pour que le service informatique identifie, approuve et finance les projets de catégorie 3, même s'ils ne sont pas lancés immédiatement. Pourquoi ne pas les démarrer tout de suite? Parce que le responsable informatique intelligent aura toujours un certain nombre de projets de catégorie 3 en attente dans les coulisses juste au bon moment (voir ci-dessous) pour les lancer.

Catégorie 4: Suicide Alley

Courir! Le risque d'échec est très élevé. Cette marche de la mort est souvent prédéterminée par l'incapacité de l'informatique à vendre à la direction de l'entreprise la nécessité d'investir dans du nouveau personnel et / ou de la technologie avant d'engager la ferme.

Pourquoi y a-t-il des projets de catégorie 4? La réponse est que c'est ainsi que fonctionne le financement. Le service informatique veut un nouveau système de gestion de base de données et quatre serveurs pour le prendre en charge et la haute direction de l'entreprise dit: pourquoi? Pourquoi ne pouvez-vous pas utiliser ce que vous avez? Cependant, si la haute direction veut ce nouveau produit commercial passionnant et que l'informatique dit, oui, nous pouvons le faire, mais nous aurons besoin d'un nouveau… Vous voyez l'idée.

Que peut faire le développement de systèmes?

Il n'y a pas de bonnes réponses, mais quelques-unes pas si bonnes peuvent vous aider. C’est dommage, mais les projets de catégorie 4 ne disparaîtront pas d’eux-mêmes. Cependant, l'informatique peut faire certaines choses. Le remède est transfert de risque, transformant ce projet risqué de catégorie 4 en deux projets, une catégorie 3 suivie d'une catégorie 2. L'idée est de déplacer le risque du projet de catégorie 4 vers un projet de catégorie 3. Voici trois options par ordre de préférence.

Option A. Planifiez un projet non critique pour l'entreprise juste avant le projet critique pour l'entreprise.

Étant donné que de nombreux projets non critiques pour l'entreprise sont courts et que les projets critiques pour l'entreprise sont longs, il peut être possible de planifier un projet non critique, contenant le nouveau personnel, les nouveaux outils ou techniques, avant que le projet critique ne démarre. Un projet de faible priorité de 6 à 8 semaines pourrait simplement fournir la formation et la familiarité avec les outils dont le personnel a besoin pour se mettre au courant de ce projet critique pour l'entreprise, transformant ainsi cette catastrophe de catégorie 4 en une victoire de catégorie 3 / catégorie 2. C'est pourquoi le responsable informatique intelligent a toujours un projet de catégorie 3 en attente du bon moment.

Option B. Exécutez un projet non critique pour l'entreprise en même temps que le projet critique pour l'entreprise.

Parfois, le projet critique de l'entreprise doit démarrer immédiatement. Le service informatique devra peut-être démarrer le projet non critique pour l'entreprise en parallèle avec le projet critique pour l'entreprise. Ce n'est pas idéal et le projet non critique pour l'entreprise aura probablement un impact négatif sur les calendriers des projets critiques pour l'entreprise, mais c'est inévitable. Plus il y a de disparité entre les calendriers non critiques et critiques pour l'entreprise (plus le calendrier des projets critiques pour l'entreprise est long), mieux c'est. Cette option n'est pas aussi bonne que l'option A, mais elle pourrait devoir le faire.

Option C. Regroupez le projet de catégorie 4 avec un projet de catégorie 3 non critique pour l'entreprise, en effectuant d'abord le travail non critique pour l'entreprise.

S'il n'est pas possible d'exécuter un projet non critique pour l'entreprise avant ou en parallèle avec un projet critique pour l'entreprise, le mieux que le service informatique puisse faire est de trouver un projet non critique pour l'entreprise lié au projet critique pour l'entreprise et de regrouper les deux projets. ensemble faisant un nouveau projet unique. Ensuite, les tâches critiques non commerciales pourraient être abordées en premier, en utilisant le nouveau personnel et la nouvelle technologie, permettant un de facto période de formation avant le début des tâches critiques pour l’entreprise. Le défi consiste à trouver le bon projet non critique qui, du point de vue de l'utilisateur, s'intègre bien avec le projet critique, peut être construit avant le travail du projet critique et l'entreprise est prête à financer.

Le chef de projet est confronté à de nombreux problèmes de projet techniques et de personnel, mais le facteur de succès le plus important est peut-être la gestion des risques, dans ce cas, le transfert des risques des applications critiques vers les applications non critiques. Il est difficile de trouver une action unique qui puisse bénéficier à l'entreprise, à l'informatique, à l'équipe de projet et au chef de projet. Cela pourrait bien être l'un d'entre eux.

George Tillmann est un programmeur, analyste, directeur des systèmes et de la programmation à la retraite. Cet article est extrait de son livre «Project Management Scholia: Recognizing and Evoiding Project Management’s Biggest Mistakes» (Stockbridge Press, 2019).

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